Qu'est-ce que la gestion des mandats ?

Il est essentiel pour les commerçants de gérer les mandats de prélèvement automatique de leurs clients et d’assurer au quotidien le suivi de l’ensemble des contrats et des paiements récurrents de ces derniers. Un mandat correspond à un accord ou à une autorisation donnée par les clients, par laquelle ils acceptent que des opérations ponctuelles ou récurrentes soient effectuées sur leurs comptes bancaires. Cette autorisation doit être gérée, mise à jour et conservée en toute sécurité, même lorsque les contrats ne sont plus en vigueur. Dans cet article, nous aborderons la gestion des mandats et la manière dont Duck Creek Payments peut vous aider à optimiser vos opérations de gestion des mandats de prélèvement automatique.

Qu'est-ce qu'un mandat de paiement ?

Un mandat est un accord ou une « instruction » par lequel le payeur autorise le bénéficiaire à prélever un ou plusieurs paiements sur son compte. Dans le cadre des prélèvements automatiques, par exemple, le client accepte que le commerçant prélève des fonds sur son compte chaque mois ou chaque trimestre en échange d’un service continu — qu’il s’agisse de factures, d’abonnements ou de contrats d’assurance. Le mandat représente simplement le contrat entre ces deux entités. Vous pouvez consulter notre article précédent si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet et découvrir les éléments à prendre en compte si vous souhaitez proposer des services de paiement récurrent à vos clients.

Qu'est-ce que la gestion des mandats ?

Les prélèvements automatiques permettent aux clients de profiter d'un service en toute sérénité, sans avoir à s'occuper activement de son paiement, puisque le montant est prélevé automatiquement sur leur compte. Cela leur évite également d'oublier un paiement et de devoir faire face à des frais de retard. Ce système présente également des avantages pour les assureurs, puisqu'il leur permet de percevoir automatiquement les sommes dues par leurs clients.

Néanmoins, la mise en place, la modification, l'archivage et la résiliation des mandats nécessitent un travail considérable. Les assureurs doivent gérer un grand nombre de mandats et veiller à ce que les opérations de paiement se déroulent sans heurts. La gestion des mandats constitue une aide précieuse pour offrir des expériences de paiement rapides et répondre sans délai aux demandes des clients.

Services de gestion des mandats

Bien que les services de paiement récurrent ne nécessitent pas beaucoup d’intervention de la part du client, les commerçants ont de nombreuses responsabilités en coulisses. Ces responsabilités dépendent du lieu où votre entreprise est implantée. Les prélèvements SEPA – disponibles dans 36 pays et territoires faisant partie de la zone SEPA – exigent que les mandats papier ou électroniques soient conservés par le bénéficiaire. Au Royaume-Uni, en revanche, les mandats doivent transiter par le système BACS et être conservés par la banque du payeur.

Responsabilités du commerçant en matière de gestion des mandats

En règle générale, il incombe aux commerçants de gérer la conservation, la modification et la résiliation des mandats. Les mandats n’étant pas irrévocables, tant le client que le commerçant peuvent les modifier à tout moment, et les deux parties en seront informées. Les commerçants sont tenus de conserver toutes les mises à jour apportées aux mandats et d’informer leur banque de tout changement.

Dans quels cas les mandats peuvent-ils être annulés ?

Le commerçant comme le client peuvent modifier un mandat, notamment en modifiant les dates, les informations relatives au mandat ou en l'annulant.

Les mandats peuvent être résiliés à tout moment. Si votre client décide de résilier le contrat, sa banque en informera votre propre banque afin que les prélèvements automatiques cessent immédiatement. Si le client a résilié le mandat, le commerçant ne doit pas soumettre de demande de prélèvement automatique sur un mandat résilié, qu’il y ait ou non des prélèvements programmés ou en attente sur ce mandat ; le commerçant doit alors trouver d’autres moyens de recouvrer ces montants.

Les commerçants sont également tenus de conserver les informations relatives à la résiliation des contrats et des mandats. Les mandats de prélèvement SEPA doivent être résiliés automatiquement par l'assureur après 36 mois d'inactivité.

Types de modifications apportées au mandat

Il existe trois catégories de modifications de mandat : celles apportées par le client, celles apportées par la société et celles apportées par la banque. Cela signifie que ces trois entités peuvent modifier leurs contrats, notamment en changeant les dates, les informations personnelles ou en procédant à des annulations. Les modifications apportées par le client désignent celles effectuées par les clients de l'assureur. Les banques peuvent également apporter des modifications à ces contrats.

Réseaux bancaires de prélèvement automatique

Plusieurs réseaux de paiement prennent en charge les prélèvements automatiques. En voici quelques-uns parmi les plus connus :

SEPA

Comme indiqué précédemment, le SEPA facilite les virements bancaires au sein de certains pays européens. Il compte 36 États membres, dont la plupart ont adopté l'euro comme monnaie. La liste complète des États membres est la suivante : Autriche, Andorre, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, République tchèque, Danemark, Estonie, Finlande, France, Allemagne, Grèce, Hongrie, Islande, République d'Irlande, Italie, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Malte, Monaco, Pays-Bas, Norvège, Pologne, Portugal, Roumanie, Saint-Marin, Slovénie, Slovaquie, Espagne, Suède, Suisse, Royaume-Uni et État de la Cité du Vatican.

L'objectif du SEPA est de rendre les paiements internationaux européens aussi simples et pratiques que les paiements nationaux. À cette fin, le Conseil européen des paiements (EPC) a mis en place trois systèmes de paiement SEPA distincts : le prélèvement SEPA (SDD), le virement SEPA (SCT) et le cadre SEPA pour les cartes (SCF).

Les prélèvements SEPA sont des prélèvements automatiques, ce qui signifie que c'est à l'assureur qu'il incombe de lancer le paiement une fois que son client a signé le mandat et approuvé le paiement récurrent. Il s'agit également de transactions de banque à banque ; aucun réseau de cartes n'intervient donc dans le processus. Même si d'autres devises que l'euro peuvent être concernées, les prélèvements SEPA sont traités uniquement en euros ; les opérations de change relèvent donc de la responsabilité des banques.

Le prélèvement SEPA fonctionne de manière très similaire au BACS (le système de virement bancaire britannique) et à d’autres réseaux nationaux, mais il présente toutefois certaines particularités. Outre le fait que tous les paiements doivent être effectués en euros, le SEPA exige également un code BIC ou un numéro IBAN pour les virements (les numéros de compte et les codes d’agence ne suffisent pas) et dispose de systèmes distincts pour les entreprises et les particuliers.

Notre article précédent explique plus en détail le fonctionnement des virements bancaires SEPA.

BACS

Le BACS est l’un des systèmes de paiement les plus utilisés au Royaume-Uni. Il appartient et est géré parPay.UK, une autorité de référence dans le domaine des paiements de détail, également en charge du système « Faster Payments » et des chèques. Pour définir plus précisément le BACS, il s’agit d’un système électronique permettant d’effectuer des virements directs de banque à banque. À l’instar des autres réseaux de paiement nationaux et internationaux mentionnés ici, les réseaux de cartes ne sont pas impliqués dans ce processus de paiement. Notre article précédent explique plus en détail les paiements BACS. Il existe deux variantes du BACS : le prélèvement automatique BACS (BACS Direct Debit) et le virement automatique BACS (BACS Direct Credit). Les entreprises britanniques utilisent largement le prélèvement automatique BACS, qui est également considéré comme l’un des moyens de paiement les plus sûrs, grâce à la protection offerte par la garantie de prélèvement automatique.

Il existe deux variantes du système BACS : le prélèvement automatique BACS et le virement automatique BACS. Au Royaume-Uni, les entreprises recourent largement au prélèvement automatique BACS, qui est également considéré comme l'un des moyens de paiement les plus sûrs, grâce à la garantie de prélèvement automatique qui le protège.

BECS

Tout comme le Royaume-Uni, qui utilise le système BACS pour traiter les virements interbancaires, l'Australie dispose de son propre système de paiement appelé BECS (Bulk Electronic Clearing System). Celui-ci est géré par AusPayNet (Australian Payments Network, anciennement APCA), un organisme d'autorégulation composé de 120 membres, parmi lesquels figurent les principales institutions financières australiennes.

À l'instar des autres réseaux, le BECS peut être divisé en deux catégories : le BECS Debit et le BECS Credit. Il peut également être utilisé pour des opérations ponctuelles de banque à banque. Les paiements sont traités et réglés le jour même, mais la confirmation d'un prélèvement automatique peut prendre jusqu'à trois jours.

Pour en savoir plus sur les paiements BECS, consultez notre article précédent.

Chambre de compensation automatisée

Tout comme le système BACS dessert le marché britannique des virements interbancaires, l'Automated Clearing House (ACH) assure les virements interbancaires aux États-Unis. Il est géré par la National Automated Clearing House Association, également connue sous le nom de NACHA. Les paiements ACH sont traités soit par la Réserve fédérale américaine, soit par The Clearing House, une institution privée détenue par les plus grandes banques et sociétés financières des États-Unis.

L'ACH se divise en deux catégories : l'ACH Crédit et l'ACH Débit. L'ACH Crédit correspond à des fonds versés sur un compte, tandis que l'ACH Débit correspond à des fonds prélevés sur un compte. Selon la NACHA, le prélèvement automatique ACH est utilisé par la plupart des entreprises aux États-Unis, et 96 % des salariés américains sont payés de cette manière. Les virements peuvent prendre plus de trois jours ouvrés pour être crédités sur un compte ; ce n’est donc pas le mode de paiement le plus rapide. Il est toutefois très fiable et, comme nous l’avons vu précédemment, extrêmement populaire dans tout le pays.

Garantie de prélèvement automatique

Toutes les banques qui acceptent des ordres de prélèvement automatique sont tenues de disposer d'unegarantie de prélèvement automatique, qui protège les clients contre les prélèvements frauduleux et leur donne le droit d'annuler ou de modifier leurs mandats de prélèvement automatique quand ils le souhaitent.

Les défis liés à la gestion de divers mandats de développement du handicap

Chaque réseau de prélèvement automatique a ses propres règles et procédures opérationnelles. Cela signifie que les délais de règlement peuvent varier considérablement et que les communications ne sont pas non plus harmonisées. La gestion du cycle de vie complet des mandats sur plusieurs réseaux peut rapidement devenir une tâche écrasante, mais elle est indispensable si vous opérez sur plusieurs marchés. De même, chaque réseau dispose de ses propres codes de réussite et d’échec, formats de communication et processus. Gérer chaque réseau de prélèvement séparément nécessite le développement en interne d’outils de lecture des rapports pour tous les réseaux, ce qui prend du temps, coûte cher et requiert une expertise spécifique. C’est là qu’interviennent les outils de gestion des mandats.

Pourquoi utiliser un outil de gestion des mandats ?

Les outils de gestion des mandats, tels que Duck Creek Payments, permettent aux assureurs d’automatiser l’ensemble du processus lié au cycle de vie des mandats en leur offrant la possibilité de créer, modifier ou résilier des mandats en ligne en toute sécurité, le tout depuis une seule et même plateforme. Un outil de gestion des mandats vous aidera à gérer l’intégralité du cycle de vie des mandats de prélèvement automatique, mais il doit le faire de manière transversale, tous réseaux et prestataires confondus, en offrant un moyen à la fois conforme, standardisé et convivial de gérer chaque mandat de prélèvement automatique, sur chaque prestataire de services de paiement (PSP), qu’il soit initié par n’importe quel acteur (client, banque ou assureur).

Duck Creek Payments permet de gérer facilement les mandats sur l'ensemble des réseaux ; vous pouvez utiliser cet outil avec n'importe quel système de prélèvement automatique, voire plusieurs systèmes simultanément, pour traiter efficacement toutes les communications relatives aux réseaux de prélèvement automatique et gérer les mandats de vos clients.

Comment Duck Creek Payments peut vous aider

En vous connectant à Duck Creek Payments, vous pouvez accéder instantanément aux systèmes BACS, SEPA et BECS, et créer, enregistrer, modifier et annuler facilement des mandats par voie électronique. Notre outil moderne de gestion des mandats offre une interface unique permettant de gérer l'ensemble du cycle de vie des mandats, garantissant ainsi la conformité aux exigences des réseaux et des prestataires, ainsi qu'un format de reporting unique, quels que soient le prestataire et le réseau concernés.

Duck Creek Payments offre une connectivité à l'ensemble de l'écosystème des paiements. En vous connectant à notre plateforme, vous pouvez déployer facilement et rapidement n'importe quel moyen de paiement ou prestataire sur n'importe quel marché, ce qui vous permet de réaliser des économies en termes de coûts, de temps et de ressources.

Non seulement nous vous offrons un accès immédiat aux prestataires, mais notre plateforme regorge également de tous les outils de paiement dont vous avez besoin pour optimiser pleinement votre système de paiement, y compris la gestion des mandats.

Si notre solution vous intéresse, n’hésitez pas à nous contacter. Notre équipe se fera un plaisir de vous présenter toutes les fonctionnalités de Duck Creek Payments et de vous proposer une démonstration gratuite.