Gestion de contenu d'entreprise pour les assureurs [+FAQ]

10 raisons pour lesquelles les assureurs ont besoin d'un système ECM moderne en 2023

Les données constituent sans doute l'atout le plus précieux d'un assureur : elles servent à orienter Souscription, le développement de produits, le marketing, la sécurité et bien d'autres domaines encore. À mesure que le secteur de l'assurance s'est numérisé, la capacité à collecter et à exploiter ces données est devenue la priorité numéro un des assureurs. Cependant, face à des ressources de données qui semblent infinies, il n'est pas toujours facile de trouver une solution permettant d'organiser et d'optimiser ces données.

C'est là qu'intervient le système de gestion de contenu d'entreprise (ECM), une solution incontournable qui permet aux assureurs de tirer le meilleur parti de leurs données afin d'améliorer pratiquement tous les aspects de leurs activités. Bien que ces systèmes existent depuis des années, de nombreux assureurs ne parviennent toujours pas à atteindre leurs objectifs en matière de gestion des données et des informations. C'est pourquoi les assureurs d'aujourd'hui ont besoin d'une solution moderne de gestion de contenu d'entreprise.

Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise ?

Également appelée « plateforme de services de contenu », la gestion de contenu d'entreprise (ECM) est un terme générique désignant « les technologies, stratégies et méthodes utilisées pour collecter, gérer, consulter, intégrer, évaluer et stocker l'information ».

Plus précisément, la technologie ECM prend en charge l'ensemble du contenu entrant dans une compagnie d'assurance — qu'il s'agisse de documents, de formulaires remplis, de photos ou de vidéos, de communications avec les clients, de Sinistres, de Police d’assurance ou de Facturation , etc. — et assure le stockage, la gestion, la coordination et la diffusion de ces informations aux utilisateurs finaux concernés, en établissant au final des règles de workflow pour l'ensemble du contenu de l'entreprise.

Les 5 composants d'un système ECM

Selon l'Association for Intelligent Information Management (AIIM), un système de gestion de contenu d'entreprise — quel que soit le secteur d'activité ou l'application — doit comporter les cinq éléments essentiels.

1. Capture

Les systèmes ECM doivent être capables de collecter, sous forme numérique, l'ensemble des contenus pertinents dont un assureur pourrait avoir besoin. Ils doivent également être capables de le faire de manière intelligente et automatique.

2. Analyser

Les systèmes ECM destinés au secteur de l'assurance collectant et gérant un volume considérable de données, ils doivent disposer de fonctionnalités d'analyse intelligentes permettant aux assureurs d'explorer et d'exploiter ces données de manière efficace et performante.

3. Carte

La cartographie du contenu établit un lien entre les besoins métier et le stockage des documents. Elle soutient les fonctionnalités des systèmes de gestion de contenu d'entreprise et distingue le stockage traditionnel des données des solutions modernes.

4. Préserver

Les systèmes ECM assurent la conservation des données pour plusieurs raisons, notamment à des fins de récupération et de conformité. Les opérateurs doivent pouvoir accéder à des contenus essentiels et garantir leur sécurité et leur protection, des fonctionnalités qu’une plateforme ECM est en mesure d’offrir.

5. Magasin

De nombreux assureurs ont du mal à gérer et à exploiter des systèmes de données disparates. Grâce à une solution de gestion de contenu d'entreprise, toutes les informations sont centralisées dans un référentiel unique, où elles sont accessibles de manière efficace et sécurisée.

Quels sont les avantages d'une plateforme ECM ?

Disposer d'une solution de gestion des documents et des contenus de haute qualité n'est pas seulement une « obligation » pour les assureurs, cela présente également de nombreux avantages tant pour eux que pour leurs clients. Parmi ceux-ci, on peut citer :

Réduire l'encombrement

Face au volume considérable de données reçues chaque jour, les opérateurs peuvent rapidement se sentir submergés par la quantité de contenu à leur disposition. Grâce à un système ECM, toutes ces données peuvent être facilement organisées et consultées en vue d'une utilisation future.

Informations sur les archives

Comme une plateforme ECM numérise les contenus Assureur, ceux-ci sont ainsi conservés et peuvent être consultés à tout moment et depuis n'importe où par les parties prenantes concernées.

Moderniser les opérations

Le secteur de l'assurance est connu pour sa lenteur à moderniser ses processus. Grâce à la gestion de contenu d'entreprise (ECM), les assureurs peuvent franchir une étape cruciale vers la numérisation de leur principal actif, ce qui leur permet également de gagner en efficacité dans certaines tâches, telles que la gestion des dossiers.

Organiser les données

Un système ECM permet de structurer vos données, afin qu'elles puissent être consultées, recoupées et analysées pour fournir des informations et un contexte essentiels concernant les processus organisationnels.

Assistance

Un système ECM mettra à la disposition des assureurs un référentiel de contenu consolidé et centralisé, facilement accessible. Les assureurs auront ainsi toujours à leur disposition des données sécurisées auxquelles ils pourront accéder pour se conformer aux exigences réglementaires.

10 raisons pour lesquelles les assureurs ont besoin de systèmes ECM

Les assureurs ont besoin d'un système de gestion de contenu d'entreprise pour de nombreuses raisons. Outre les avantages mentionnés ci-dessus, les systèmes ECM offrent de nombreuses fonctionnalités qui peuvent aider les assureurs à se démarquer de leurs concurrents. En voici les 10 principales.

1. Une meilleure gestion de l'actif le plus précieux

Les plateformes ECM transforment l’ensemble du contenu en ressources numériques, ce qui facilite leur suivi, leur sécurisation et leur surveillance. Cela permet également aux assureurs de savoir où se trouvent leurs contenus et leurs données, ainsi que qui peut y accéder et les utiliser. De plus, les assureurs peuvent définir des règles logiques autour des étapes et des activités à mettre en œuvre lorsque le contenu arrive au sein de l’entreprise. Ils bénéficient ainsi d’un meilleur contrôle et d’une bien meilleure visibilité sur l’ensemble des processus.

2. Offrir un meilleur service client

Grâce à un accès simplifié aux données et aux contenus, les assureurs peuvent mieux répondre aux besoins de leurs clients. Les systèmes ECM optimisent l'efficacité à tous les niveaux, mais en ce qui concerne les clients, les plateformes ECM améliorent les délais Sinistres et de résolution Sinistres . Sinistres peuvent accéder à toutes les informations pertinentes depuis un tableau de bord unique, ce qui leur permet d'agir plus rapidement pour trouver une solution.

3. Centraliser l'ensemble du contenu

Un système ECM performant, notamment lorsqu’il est intégré à une plateforme d’assurance SaaS, permet aux assureurs de gérer et de stocker l’ensemble Facturation Sinistres, Police d’assurance Facturation dans un emplacement centralisé. Cela permet de regrouper des sources de données disparates et d’assurer la continuité au sein de l’organisation et tout au long du processus.

4. Automatiser les processus annexes

Un système ECM de haute qualité s'intègre facilement à d'autres solutions et doit permettre d'automatiser d'autres processus connexes. Grâce à une intégration prise en charge, les transporteurs peuvent rapidement et facilement étendre leurs processus existants et en créer de nouveaux.

5. Regrouper les données dispersées

Quelle que soit la solution numérique que vous utilisez actuellement pour gérer vos opérations et vos données, certaines informations connexes sont également gérées en dehors de ces systèmes — via des boîtes de réception, des tableurs, des bases de données obsolètes et des applications héritées. Grâce à une plateforme ECM, les transporteurs peuvent regrouper les données, tâches et activités dispersées en dehors des systèmes centraux en un seul et même endroit, où elles sont interconnectées, suivies et vérifiables.

6. Renforcer la sécurité du contenu

Les systèmes de gestion de contenu obsolètes ou disparates exposent les compagnies d'assurance à des failles de sécurité et à des attaques informatiques. Une solution ECM moderne offre une sécurité bien supérieure, tant au niveau des documents que des données, garantissant ainsi la protection des contenus des clients et de l'entreprise. De plus, un système ECM applique automatiquement les mesures de sécurité sans intervention ni notification de la part de l'utilisateur.

7. Créer un flux de travail personnalisable

Les systèmes ECM contribuent également à optimiser l'efficacité interne des assureurs grâce à leur capacité à mettre en œuvre rapidement des changements liés aux données. Grâce à une solution ECM, les assureurs peuvent mettre en place des flux de travail basés sur des règles dans de nombreux domaines — tels que Sinistres — sans avoir à recourir à la programmation.

8. Obtenir une vision complète du client

Les systèmes de gestion de contenu d'entreprise centralisent l'ensemble du contenu, ce qui permet aux assureurs de prendre des décisions éclairées, d'accélérer leurs processus et d'offrir une meilleure expérience client.

En réunissant au sein d'un même système la numérisation intégrée des documents, la gestion des dossiers, l'automatisation intelligente, la gestion des communications avec les clients et le partage sécurisé de fichiers, les conseillers du service client disposent ainsi, en un seul et même endroit, de l'ensemble des données et des interactions relatives à chaque client.

9. Prendre de meilleures Sinistres , plus rapidement

Les meilleurs systèmes ECM organisent les contenus relatifs à une demande d'indemnisation spécifique au sein d'une interface à onglets, où les pièces justificatives sont accessibles en un seul clic. Sinistres peuvent ainsi accéder directement et instantanément à ces documents, ce qui facilite la prise de décision et évite d'avoir à effectuer des recherches dans plusieurs applications, partages de fichiers et dossiers papier.

10. Réduire les temps de cycle

Sur une plateforme ECM, les experts en sinistres peuvent identifier les informations manquantes ou requises lors de Sinistres , afin de s'assurer que toutes les données sont bien collectées et disponibles pour examen avant que des décisions clés ne soient prises. Lorsqu'elle est intégrée à d'autres plateformes d'assurance SaaS, Sinistres et les autres documents associés peuvent être extraits avec une intervention minimale du personnel. Ces activités déclenchent alors automatiquement des processus de workflow, qui lancent des demandes d'informations et attribuent les tâches.

Duck Creek & Hyland pour l'ECM

Duck Creek Technologies partenaire de Hyland est l’un des principaux fournisseurs de services de gestion de contenu. Grâce à ses fonctionnalités OnBase, il permet aux assureurs d’offrir une meilleure expérience à leurs clients. En collaborant avec Duck Creek, Hyland enrichit les puissantes fonctionnalités de gestion des données de la plateforme Duck Creek en y ajoutant des capacités de gestion de contenu basées sur le cloud.

Grâce à Hyland OnBase et Duck Creek, les assureurs disposent d’une solution de services de contenu certifiée « Anywhere Managed Integration » et prête à l’emploi. Cet accélérateur spécialement conçu pour Duck Creek Sinistres d’accélérer votre intégration et votre mise en œuvre jusqu’à 50 %. Parmi les autres avantages, on peut citer :

• Étend les fonctionnalités du système central : permet aux collaborateurs de gérer les documents papier numérisés, les flux d'impression, les fichiers d'application, les formulaires électroniques, les e-mails et bien plus encore, le tout dans le cadre des écrans et des processus métier de leur système central habituel.
• Simplifie l'accès à l'information et sa gestion : les employés, les agents et les courtiers passent moins de temps à rechercher des informations et davantage à les exploiter.
• Assure la sécurité des informations : grâce à la mise en place de plusieurs niveaux de protection, notamment une authentification et un chiffrement avancés, les données sont sécurisées au repos, en cours d'utilisation et en transit.
• Accélère le développement de nouveaux produits et processus : grâce à une véritable configuration sans code, le personnel non technique des différents services peut concevoir ou modifier des produits pour répondre à l'évolution des besoins, créer des flux de travail qui améliorent l'efficacité des processus et générer des rapports offrant de nouvelles perspectives

Témoignage client – Utica National Insurance

FAQ sur l'ECM

Q : À quoi servent les systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM) ? R : Les solutions ECM permettent aux assureurs de collecter, gérer, consulter, intégrer, analyser et stocker des informations. De plus, grâce au regroupement de l'ensemble des contenus essentiels en un seul et même emplacement centralisé, les assureurs peuvent mieux exploiter leurs ressources de données et s'en servir pour prendre des décisions commerciales plus éclairées.

Q : Quels sont les éléments constitutifs de la gestion de contenu d'entreprise ? R : Il n'existe pas deux systèmes de gestion de contenu d'entreprise identiques, mais ils devraient tous offrir les cinq fonctionnalités suivantes :

• Capturer du contenu
• Analyser son contenu
• Contenu des cartes et stockage du contenu
• Conserver toutes les informations à des fins de conformité
• Enregistrer les données pour pouvoir y accéder facilement

Q : Pourquoi les assureurs ont-ils besoin de systèmes ECM ? R : La mise en œuvre d’une solution ECM de pointe offre de nombreux avantages aux assureurs, le premier étant qu’il s’agit d’une condition indispensable pour rester compétitif sur le marché actuel. Plus précisément, les assureurs ont besoin de systèmes ECM pour réduire l’encombrement, archiver l’ensemble des informations et contenus, organiser les données, garantir la conformité et moderniser leurs opérations.